Автоматизация учета и бизнес процессов.

Автоматизация бухгалтерского, налогового и управленческого учета

Любая компания, будь-то начинающая фирма или крупная организация, старается максимально эффективно подойти к автоматизации управления бизнес-процессами на предприятии для экономии средств и увеличения доходов компании.

Представив деятельность своей организации в виде цепочки бизнес-процессов, можно найти более осознанный подход к управлению и максимально автоматизировать наиболее часто выполняемые действия и критически важные сегменты деятельности.

Автоматизация бизнес процессов обеспечит собственникам бизнеса, управленческий аппарат, бухгалтерскую и налоговую службы информацией, используемой для ведения бухгалтерского и налогового учета, планирования, управления, контроля и оценки организации в целом, а также ее структурных подразделений.

На текущий момент существует множество систем управления бизнес-процессами предприятия и одной из наиболее качественных, надежных и проверенной временем системой является серия продуктов компании «1С», в частности 1С: Предприятие 8. Управление торговлей и 1С: Предприятие 8. Управление производственным предприятием.

Автоматизация управления торговых и производственных предприятий, основанная на внедрении продуктов фирмы «1С», – одно из ведущих направлений деятельности нашей компании.

Стадии и этапы постановки, автоматизации бизнес процессов и внедрения

Разработка и автоматизация бизнес-процессов информационной системы Заказчика осуществляется поблочно. Содержание, объемы, сроки разработки и стоимость определяется планово и для каждого блока может измениться, что согласовывается Дополнительными соглашениями к Договору. Каждый блок разрабатывается по следующим стадиям и этапам.

Стадии разработки

Разработка информационной системы должна содержать стадии:

1. Диагностика текущего состояния учета;
2. Техническое задание;
3. Рабочий проект;
4. Внедрение.

Этапы разработки

На стадии разработки технического задания должны быть выполнены следующие этапы:

1. разработка (доработка существующего) технического задания;
2. согласование технического задания;
3. утверждение технического задания.

На стадии рабочего проектирования должны быть выполнены следующие этапы работ:

1. разработка Информационной системы;
2. разработка программной документации, перенос данных;
3. испытание Информационной системы.

На стадии внедрения должны быть выполнены следующие этапы разработки:

1. тестовая эксплуатация Информационной системы;
2. доработка Информационной системы и документации по возникшим замечаниям;
3. промышленная эксплуатация Информационной системы.

Содержание работ по этапам

На этапе разработки технического задания должны быть выполнены следующие этапы работ:

1. постановка (уточнение) задачи;
2. определение и уточнение требований к техническим средствам; 
3. определение дополнительных требований к Информационной системе; 
4. определение стадий, этапов разработки Информационной системы и документации на нее;
5. определение ключевых исполнителей со стороны Заказчика и закрепление их ответственности за отдельными задачами;
6. определение потребности во внешних модулях и языков программирования для них;
7. согласование и утверждение технического задания.

На этапе рабочего проектирования должна быть выполнена работа по программированию и отладке программы, переносу данных.

На этапе испытаний Информационная система проходит два вида испытаний:

1. Внутренние испытания при сдаче блока Информационной системы в опытную эксплуатацию силами Разработчика. При этом должны быть выполнены перечисленные ниже виды работ:
   • разработка, согласование и утверждение порядка и методики испытаний;
   • проведение испытаний;
   • фиксация результатов испытанийкорректировка Информационной системы и программной документации по результатам испытаний.
2. Испытания Информационной системы в ходе тестовой и промышленной эксплуатации силами Заказчика. При этом должны быть выполнены перечисленные ниже виды работ:
   • определение и локализация дефекта в Информационной системе; - внесение дефекта в реестр дефектов с его подробным описанием;
   • устранение дефекта, корректировка Информационной системы и программной документации по результатам тестовой и промышленной эксплуатации.

На этапе тестовой и промышленной эксплуатации Информационной системы должны быть выполнены следующие работы:

1. выделение автоматизированных рабочих мест пользователей Информационной системы, закрепление за ними функционала и соответствующих руководств оператора;
2. работы по подготовке и передаче Информационной системы и документации в эксплуатацию в подразделениях Заказчика;
3. обучение пользователей правилам работы с Информационной системой с фиксацией результатов обучения;
4. консультирование пользователей по возникающим вопросам, связанным с работой Информационной системы;
5. методическая помощь при решении вопросов учета в Информационной системе.

Порядок контроля и приемки выполненных работ по автоматизации бизнес процессов

После того как каждый блок прошел этап промышленной эксплуатации Информационной системы, оформляется «Акт сдачи-приемки системы», который утверждается должностными лицами сторон, подписавшими Договор на разработку Информационной системы, или лицами, ими уполномоченными.

Автоматизация торговли

Автоматизация торговли представляет собой комплекс различных мероприятий, целью которых является внедрение инновационных технологий типа на предприятиях торговли.

Автоматизация торговли подразумевает:

• оснащение, за счет Заказчика, необходимым оборудованием торговой точки,
• разработку и внедрение системы для автоматизации торговли,
• обучение персонала.

Основной целью автоматизации торговли становится повышение эффективности её управления. Результатом автоматизации торговли становится увеличение прибыли и объёма продаж. Автоматизация торговли эффективна благодаря оперативному учёту и контролю, а также за счёт внедрения современных технологий, позволяющих привлечь покупателя и увеличить конкурентоспособность точки.

Автоматизация торговли позволяет решать следующий ряд задач:

• производить учет торговых операций,
• формировать отчёты,
• осуществлять получение различной аналитической информации и т.д.

Мы можем широкий спектр различных решений для автоматизации торговли. В случае их использования, автоматизация торговли превратится в простой и доступный процесс. Сделав свой выбор в пользу автоматизацию торговли, Вы сразу же заметите увеличение прибыли.

Управление заказами покупателей

Своевременное и качественное выполнение заказов покупателей обеспечивает предприятию лидирующее положение на конкурентном рынке предложения товаров и услуг. Специальный набор автоматизированных механизмов для управления заказами покупателей позволяет делать следующее:

• реализовать наиболее эффективную для предприятия стратегию обслуживания заказов покупателей в соответствии с выбранными схемами работы, используемыми на предприятии;
• оптимальным образом размещать заказы покупателей в заказах поставщикам и резервировать товары на складах;
• обеспечить соблюдение сроков поставки заказанных товаров;
• удовлетворять запросы как можно большего количества клиентов, избегая возникновения избыточных складских запасов.

Предусмотрены различные схемы выполнения заказа покупателя:

• отгрузка товара из свободного складского остатка;
• предварительное резервирование товара на складе с последующей отгрузкой (в том числе с указанием серии);
• размещение заказа покупателя в ранее оформленных заказах поставщиков (товар будет автоматически зарезервирован под данный заказ покупателя в момент поступления товара от поставщика);
• "работа под заказ", то есть оформление заказа товара поставщику под конкретный заказ покупателя.

Предусмотрен алгоритм автоматического резервирования и размещения, позволяющий оптимальным образом разместить заказ покупателя в заказах поставщикам и в свободном остатке товара на складах.

Предусмотрен анализ текущего состояния заказов: "Анализ заказов".

Для сравнения плановой себестоимости и плановой прибыли с оплаченными продажами компании предназначен отчет "Продажи по оплате за период". В качестве одного из показателей отчета можно использовать плановую себестоимость. При этом рассчитается плановая прибыль как разница между реальной ценой продажи и плановой себестоимостью с учетом суммы затрат.

Розничная торговля

Предприятие может вести розничную торговлю с использованием одной или нескольких торговых точках, в роли которых могут выступать магазины, находящиеся в собственности предприятия или взятые в аренду, павильоны, киоски, арендуемые торговые секции в универсальных магазинах и т.д.

Поддерживаются различные способы оплаты. Возможен учет оплаты платежными картами, банковскими кредитами, наличными.

Операции розничной торговли автоматически отражаются в бухгалтерском и налоговом учете.

В интересах отражения розничных продаж в информационной базе торговые точки разделяются на следующие две категории:

• неавтоматизированные торговые точки;
• автоматизированные торговые точки.

Автоматизированная торговая точка

Автоматизированная торговая точка означает более высокую точность и оперативность учета. Предполагается, что продажи регистрируется с помощью контрольно-кассовых машин (ККМ), которые подключены к информационной базе. Но основным инструментом продавца-кассира является персональный компьютер, подключенный к информационной базе. ККМ и прочее торговое оборудование, в свою очередь, подключаются к компьютеру.

Продавец-кассир указывает отпускаемые товары на экране компьютера в соответствующем списке. Кассовый чек пробивается контрольно-кассовой машиной автоматически.

Каждая продажа регистрируется в информационной базе документом "Чек ККМ", который формируется автоматически.

Продавец-кассир должен оформлять завершение каждой кассовой смены в соответствии с действующими правилами использования контрольно-кассовой техники. В частности, из контрольно-кассовой машины нужно выводить так называемый "z-отчет" и регистрировать его в бумажной "Книге кассира-операциониста".

Помимо этого, в ходе регламентных операций, завершающих кассовую смену, в информационную базу вносится документ "Отчет о розничных продажах", загружаемый автоматизированным способом.

Документ содержит сводку товаров, проданных в течение кассовой смены, и заменяет собой все документы "Чек ККМ", ранее введенные в течение этой же смены.

Если автоматизированная торговая точка удалена от места расположения информационной базы, контрольно-кассовая машина используется в режиме "Off-line". Документы "Чек ККМ" по каждой продаже не формируются. Но в конце кассовой смены требуется вводить в информационную базу документ "Отчет о розничных продажах", что можно сделать как автоматизированным, так и ручным способом.

Неавтоматизированная торговая точка

В неавтоматизированной торговой точке контрольно-кассовые машины используются только для регистрации денежных сумм, полученных от покупателей, что достаточно для соблюдения действующих правил использования контрольно-кассовой техники.

Предполагается, что контрольно-кассовые машины не связаны с информационной базой, оперативный учет отпуска товаров покупателям не ведется. При большом товарном обороте это приводит к тому, что через некоторое время реальные количественные остатки товаров в торговой точке становятся неизвестными. Планировать поставки товаров в торговую точку становится невозможно.

Для устранения расхождений между данными об остатках товаров, содержащимися в информационной базе, и их реальными остатками, периодически проводятся инвентаризации. Результаты инвентаризации вносятся в информационную базу документом "Инвентаризация товаров на складе".

Отклонения, выявленные инвентаризацией, скорее всего будут означать объемы продаж за период времени после предыдущей инвентаризации.

Из экранной формы документа "Инвентаризация товаров на складе" можно сформировать документ "Отчет о розничных продажах", куда автоматически внесутся данные о выявленных недостачах. С помощью документа "Отчет о розничных продажах" продажи регистрируются в информационной базе.

Документ "Отчет о розничных продажах" можно вносить в информационную базу непосредственно, без предварительного формирования документа "Инвентаризация товаров на складе".

Фактические недостачи и излишки товаров, выявленные инвентаризацией, можно зарегистрировать в информационной базе соответственно документами "Списание товаров" и "Оприходование товаров". Эти документы также могут быть сформированы на основании документа "Инвентаризация товаров на складе".

Автоматизация производственных предприятий

В зависимости от потребностей Заказчика мы предлагаем услуги по автоматизации различного уровня от поставки и обслуживания типовых решений до выполнения проектов комплексной автоматизации.

«Комплексная автоматизация управления предприятием» - широкий спектр работ, проводимых по единому замыслу и плану в интересах достижения максимального экономического эффекта от повышения управляемости предприятия.

Целью проекта комплексной автоматизации управления предприятием является создание единой информационной системы предприятия, объединяющей различные участки учета деятельности и предоставляющей руководству наиболее полную объективную информацию о реальном и планируемом состоянии предприятия.

В рамках заключаемого договора мы предлагаем Услугу в виде проекта, включающего в себя работы по созданию методических, технических, программных и информационных средств, направленных на поддержку и повышение эффективности процессов управления предприятием. В рамках данного проекта выполняются работы:

• функциональное проектирование системы (создание технического задания на доработку системы и проведение работ по доработкам);
• системное проектирование (создание моделей бизнес-процессов, регламентов работы в ней и обучение персонала);
• техническое проектирование системы (создание распределенных баз данных и удаленного доступа к системе, разграничение прав доступа к системе, интеграция с другими системами учета и т.д.).

Объем работ и время реализации проекта зависит от таких факторов, как сложность и текущее состояние учета на предприятии, масштабы автоматизации, четкость изложения Заказчиком своих требований к системе, поставленные сроки и др.

Перечень предполагаемых модулей автоматизации бизнес-процессов информационной системы производственного предприятия

1. Комплексная Информационная система производственного предприятия
   • Управление производством
     • Производственный учет
       • Учет движения ТМЦ в производстве
       • Учет прямых трудозатрат на производство
       • Учет качества выпускаемых изделий
     • Планирование производства
   • Учет и распределение затрат вспомогательного производства
   • Учет затрат и расчет себестоимости (сырье, оплата труда, налоги с ФОТ, прочие прямые затраты)
   • Обмен данными с системой бухгалтерского учета
   • Формирование фактического БДР
   • Модуль служебных и административных настроек
   • Технологический модуль
   • Управление складом
     • Учет передачи ТМЦ в производство
     • Учет ТМЦ в эксплуатации
     • Учет поступления ГП и ПФ на склад
       • Мониторинг исполнения заказа по сдаче ГП
     • Управление продажами
     • Учет прочих списаний ТМЦ
     • Корректировка складских остатков
     • Общие отчеты складского модуля
     • Управление покупками
     • Учет межскладских перемещений
2. Система бухгалтерского учета
3. Система кадрового учета и расчета зарплаты
   • Расчет зарплаты